TUGAS SOFTSKILL
Assignment (inquiry and reply of inquiry letter)
Akbar
20113542
4KB01
Inquiry letter adalah sebuah jenis surat
permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan
pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
Pada umumnya
fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu periklanan dari
sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik
tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh
tersebut.
Biasanya surat ini merupakan sebuah
langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni
penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam
surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang
merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri
untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu
mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain
- Contoh Inquiry letter :
- Contoh Balasan dari Inquiry letter :
Dari contoh surat
diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter
adalah :
- Kepala surat (header)
Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan,
pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari
perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan
yang dituju.
- Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009
- Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam. Dalam
opening tergantung surat formal/ non formal.
Contoh untuk non formal : Dear Rara
Contoh untuk formal : To Whom It May Concern
- Referensi (reference)
Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang
Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan
di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan
dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum
digunakan adalah sebagai berikut:
With reference to your advertisement (ad) in ... Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
- Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan
dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut:
Would you please send me ... Atau
Could you please send me ...
Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda
dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:
I would also like to know ... Atau Could
you tell me whether ...
- Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup
adalah:
Sincerely Atau ekspresi formal yang juga lazim
digunakan adalah: Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta
jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).
Referensi :
http://pebi.comze.com/tulisan/20121011-d3629.htm
http://faiz06.blogspot.com/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html
